Le principe de base de VisualProspect est de rendre non contraignant le maintien à jour de la base de données en fonction des éléments extérieurs.
Ainsi, l’analyse des e-mails reçus provoquent la création d’évènements informatifs au sein des sociétés et contacts présents dans la base. L’analyse des e-mails permet également la création automatique des sociétés et contacts.
A partir de l’analyse des e-mails reçus:
Pour activer les fonctions d’analyse des e-mails reçus il est nécessaire de renseigner les paramètres de votre messagerie. Configuration de la messagerie.
VisualProspect n’effectue qu’une lecture des messages se trouvant sur le serveur de messagerie et y laisse ces messages afin que vous puissiez les récupérer de manière habituelle dans votre messagerie courante.
L’analyse des e-mails s’effectue principalement par l’identification de l’émetteur, c’est-à-dire de l’adresse e-mail d’expédition.
Seuls les messages non spams seront pris en compte pour la création d’un élément de suivi et éventuellement la création d’un nouveau contact dans la base.
Il est également possible d’indiquer à VisualPropsect d’afficher une alerte invasive et/ou d’effectuer une analyse approfondie des emails arrivant sur une adresse email spécifique (formulaire en ligne, permanence téléphonique…).
VisualProspect analysera alors le contenu de l’email à la recherche d’informations identitaires et créera un nouveau contact si ces informations sont suffisantes.
Depuis Internet:
L’alimentation de la base de données : alimentation de contacts et sociétés peut se faire en navigant sur Internet via la fonction « prospection » de VP.
Pour cela, deux types de captures : la capture d’identités complètes avec société, adresse, numéro de téléphone et nom de contacts, et la capture d’adresses e-mails.
La capture d’identités complètes s’effectue en se positionnant sur le site officiel de la société pour laquelle on souhaite avoir des compléments d’informations. Aller ensuite dans la rubrique Contacts ou Informations légales, c’est-à-dire aux emplacements où la probabilité de présence des informations identitaires est la plus élevée.
Si VisualProspect détecte des informations identitaires valides, il les affiche nous permettant de sélectionner et d’intégrer ces données dans la base.
Par saisie manuelle:
L’alimentation manuelle de la base de données est le dernier recours après les autres formes d’alimentations automatiques. Cette saisie est simplifiée par le fait que les informations identitaires collées dans le réceptacle prévu à cet effet sont analysées et passées sur les différents champs qu’il convient ensuite de vérifier avant de valider la création.
Pour effectuer la création d’une nouvelle société ou d’un nouveau contact, cliquer sur le lien « nouveau contact » présent en bas de la liste des sociétés. VisualProspect se charge de contrôler la présence de ce contact dans la base avant de créer ou mettre à jour si nécessaire. Le contact peut éventuellement être créé au sein d’une société existante. Pour saisir un nouveau contact au sein d’une société existante, se positionner sur cette société puis cliquer sur le lien « Nouveau contact ».
Un contact inscrit dans la base est obligatoirement rattaché à une société. Sil est considéré comme un particulier, la société sera intitulée « Particulier » suivi du nom et du prénom. La création de la société s’effectue automatiquement.
