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Envoyez vos vœux devient un jeu d’enfant avec le CRM VisualProspect.

Inventer un message, le personnaliser, c’est avant tout témoigner d’une vraie attention à l’autre, cela a du sens. Les vœux constituent une véritable opportunité pour raviver son réseau de prospects et clients. . Profitez des vœux pour apporter de l’information, une bonne nouvelle ou un clin d’œil sympathique à vos contacts.
Pour cela, CRM VisualProspect propose un outil simple qui permet de construire rapidement un mailing.
Toutes ces fonctions sont accessibles gratuitement pendant 1 mois. Cela vous laisse donc le temps de créer vos mailings de vœux et de les faire parvenir avant le 30 janvier.
L’avantage de VisualProspect est qu’il permet de constituer votre base de données très rapidement en soumettant un fichier excel (un nom et une adresse mail suffisent). Une fois vos données importées, VisualProspect vous permettra de suivre l’ensemble de vos échanges avec vos clients et prospects et d’enrichir votre relation client.

L’outil Mailing/Phoning de VisualProspect vous permettra de concevoir des campagnes de communications en utilisant votre mail de vœux idéal grâce au l’outil de création de modèles de documents. Cet outil ressemble énormément à Microsoft Word, ce qui rend son utilisation très simple. Notons qu’il est possible d’intégrer directement un fichier html conçu par votre web designer par exemple.
Vous pourrez y intégrer des variables personnalisables tel que le « Titre », le « Nom », le « Prénom » (et bien d’autres variables) des différents destinataires.
Le mail sera alors personnalisé lors de l’envoi et votre destinataire davantage touché par le message transmis.
Enfin, il est important de répondre aux directives de la loi RGPD. Aussi, n’oubliez pas de faire apparaître la notion de désabonnement en fin de mail avec la possibilité de vous écrire à une adresse contact.
Visual Prospect est un outil CRM téléchargeable gratuitement à partir du site de semantis.

Exemple Emailing voeux

Recruteur, il est temps de se mettre en conformité avec le RGPD !

rgpd-RHLa deadline du 25 mai 2018 est bel et bien passée, pourtant de nombreux départements RH ne sont toujours pas en conformité avec le RGPD.
Le RGPD est le Règlement Général sur la Protection des Données (en anglais GDPR pour General Data Protection Regulation). Ce dernier vise à renforcer les règles concernant la protection des données personnelles traitées par tous types d’organisations (entreprises, administrations et associations). Pour répondre à ses règles, les organisations se doivent de repenser tous les process internes liés à l’utilisation des données à caractère personnel. Comme dans de nombreux domaines, le recrutement est naturellement impacté par ces nouvelles règles. Comment cela se traduit-il d’un point de vue opérationnel ?

Dans un premier temps, demandez-vous qui récolte les données personnelles et où sont-elles stockées.
Dans le cas du recrutement, généralement les données sont récoltées via un SIRH ou logiciel de gestion du recrutement. Concernant CVTracker, les données sont hébergées au sein de l’entreprise elle-même.
Dans un deuxième temps, il faudra se demander quelle est la nature des données récoltées.
Enfin, et c’est là ou les règles RGPD opèrent un véritable changement en terme de recrutement : Depuis combien de temps les données personnelles de chaque candidat sont stockées ?

1/ Informer les candidats.
Pour utiliser les données d’un candidat, il est désormais obligatoire d’obtenir son consentement ou au moins de lui offrir la possibilité de s’opposer à la détention ou à l’utilisation des données. On appelle cette pratique le droit à l’oubli.
Par conséquent, lorsque vous recevez la candidature d’un individu, vous devrez de manière automatique ou manuelle informer le candidat que ses données personnelles seront conservées ou supprimées selon vos usages. Aussi il est important de l’informer sur le fait qu’il dispose dans tous les cas d’un droit de modification ou de suppression. Il s’agit donc de lui communiquer l’adresse email et/ou le numéro de téléphone qui lui permettra de faire valoir ses droits.
Avec CVTracker, vous pourrez rédiger un modèle de document et l’utiliser à chaque nouvelle candidature reçue. Ceci se fait en un clic.

2/Gérer la base de données existante
La RGPD précise que les données personnelles doivent être supprimées si elles ne sont plus nécessaires. On considère que les données doivent être supprimées si aucun contact n’est établi dans un délai de deux ans à 3 ans maximum. C’est le délai préconisé par la CNIL aujourd’hui.
Dans ce cas vous vous devez de prévenir le candidat que les informations le concernant seront supprimées dans les jours à venir. Cela passe par un mail, il suffit simplement d’indiquer au candidat qu’aucune mise à jour n’a été effectuée lors de ces 2 dernières années et que vous vous devez de supprimer les données le concernant, proposez-lui aussi de revenir vers vous s’il souhaite toujours faire partie de votre base de contacts. Profitez-en pour lui demander s’il souhaite mettre à jour son CV. On appelle cela le droit de portabilité.

Notez qu’avec CVTracker vous trouverez ce modèle comprenant des variables qui permettront de personnaliser votre envoi, il suffira simplement de le modifier à votre convenance et de sélectionner la base d’envoi en faisant un tri des candidatures dont vous n’avez plus de contact ces 2 dernières années et l’envoi se fera automatiquement. Renouvelez cette opération chaque mois.

Une bonne année à mon réseau !

 

BonneAnnee

 

Le mot « réseau » fait parfois peur mais c’est un bien grand mot pour dire « les gens que vous avez croisés physiquement ou virtuellement une fois dans votre vie ». Et non pas une sorte de trésor magique que seuls certaines personnes ont.

On ne le répétera jamais assez, le réseau est l’arme la plus efficace que nous possédons pour retrouver un emploi rapidement. Mais un réseau ça se travaille. Et pour que notre réseau nous aide, nous devons prendre des nouvelles, échanger régulièrement avec, et surtout, ne pas rentrer en contact uniquement lorsque nous avons besoin de quelque chose.
Les vœux de bonne année constituent là une très belle opportunité.

En milieu professionnel, à moins d’être très proche du destinataire, évitez de parler de la santé et de bonheur. Vous pouvez, tout simplement, souhaiter une douce année.
Ne parlez pas non plus de concept comme le progrès parce que vous allez laisser sous-entendre que votre destinataire n’a pas avancé jusque-là. Souhaitez-lui plutôt de nouvelles réussites à venir.
Il faut surtout rester dans un message positif et optimiste
Pour forcer un peu le contact, vous pouvez aussi proposer aux destinataires d’échanger autour d’un café.
Veillez également à bien vous relire pour éviter toutes fautes d’orthographe ou d’accord.

De notre côté, toute l’équipe de Semantis en profite pour vous souhaiter une excellente année et un super emploi à la clé ! 😉

Tiens toi droit !

 

48468976_s« Mets ta main devant ta bouche quand tu bailles », « ne mets pas tes coudes sur la table », « tiens toi droit », « ne te balances pas sur ta chaise »…

On l’a tous entendu alors qu’on était enfant et on se demandait si tout cela était vraiment important.

Alors effectivement, sur l ‘échelle de l’humanité il y a d’autres batailles à mener que celles des convenances sociales et du respect de la bienséance.

Cela étant, à moins de vivre dans une yourte dans le fin fond de la Mongolie, il y  a des codes sociaux qu’il vaut parfois mieux respecter car ils permettent de vivre avec les autres de façon plus sereine et, aussi stupide que cela puisse paraître, reflètent une image de ce que vous semblez « être » ; même si faire un sourire à Monsieur L’agent ne signifie pas que vous êtes satisfait du pv qu’il vient de vous donner … loin de là !

Et bien lors d’un entretien d’embauche c’est la même chose.

Il y a des inattentions ou des maladresses à éviter si vous ne voulez pas donner une image de vous qui n’est pas conforme à la réalité. Cela éloignerait l’attention de votre interlocuteur de l’objet de votre rendez-vous, à savoir l’évaluation de vos compétences afin d’accéder au le poste proposé.

 Avant même d’aller à votre rdv, veillez à choisir une tenue adaptée au poste à pourvoir. Un costume/cravate n’est certainement pas un bon choix pour un salon de tatouage par exemple et à l’inverse, pensez à ôter vos percings pour un entretien dans une office notariale !

De nombreux DRH disent que tout se joue dans les 5 premières minutes alors si nous avons pour espoir que les minutes restantes ne servent pas à rien, il est certain que les premières impressions ne doivent pas laisser préjuger du reste.

Alors primo : soyez en avance ou au pire, ponctuel !

Si par  malheur ce n’était pas le cas, surtout prévenez de votre retard puis une fois arrivé, excusez-vous et justifiez-vous.

Inutile d’indiquer qu’avant votre arrivée vous aurez éteins votre téléphone portable et jeté votre chewing-gum.

 Lorsque vous saluez votre interlocuteur, présentez lui une poignée de main ferme et décidée. Une poignée de main molle donne une image peu dynamique de celui qui la présente et une main collante ou moite est gênante pour tout le monde.

Une fois convenablement installé (et après que votre interlocuteur vous y ait invité), restez « ouvert ».

Ne croisez pas les bras car cela s’interprète comme un manque d’ouverture envers les autres et peut donc être mal traduit. Pensez à accompagner vos propos avec des gestes ce qui donne une dimension plus persuasive à vos dires et plus vivante à l’entretien. Les mains sont souvent perçues comme le reflet du caractère alors évitez de vous ronger les ongles avant …

Vous devrez paraître à l’aise mais pas envahissant (tout dans la nuance !), gardez donc en tête que le bureau de votre recruteur est SON espace alors ne vous l’accaparez pas.

Si de manière générale on apprécie peu les personnes qui ont le regard fuyant, c’est tout particulièrement déplaisant lors d’un entretien en tête à tête et cela laisse l’impression de quelqu’un de mal à l’aise et peu sûr de soi. Si regarder dans les yeux est quelque chose qui vous gène, fixez un point entre les yeux de votre recruteur et cela fera son effet.

Cela peut sembler faire office de parade et de faux-semblant mais l’intérêt de tout cela est que votre interlocuteur soit concentré sur vos qualités et compétences et que son analyse ne soit pas parasitée par des maladresses. Alors avant toute chose faites un point sur votre CV (que nous vous conseillons d’éditer gratuitement avec le logiciel CVitae ) afin d’avoir en tête les éléments que vous souhaitez mettre en exergue, respirez un grand coup et … Tenez vous droit !

 

Abdos, psycho, boulot

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Retrouver confiance en soi, se définir des objectifs, valoriser ses compétences …

Facile à dire mais beaucoup plus compliqué en pratique !

De plus en plus de coachs proposent leurs services. Coach sportif pour se préparer à l’été ou plus sérieusement travailler sa condition physique, coach de développement personnel qui entre la bonne copine et le psychanalyste pose son curseur et le coach en recherche d’emploi.

C’est ce dernier qui retiendra notre attention, en tout cas aujourd’hui car l’été est encore loin !

Ils proposent différentes formules et prestations. Des cabinets RH se sont d’ailleurs spécialisés dans le coaching et mettent donc en corrélation les demandes de leurs clients recruteurs avec les orientations et conseils prodigués aux chercheurs d’emploi.

La recherche d’emploi est parfois un parcours du combattant démoralisant. A essuyer des plâtres, certains candidats oublient leurs compétences et perdent en confiance puis en dynamisme. Ce cercle vicieux doit être cassé et les méthodes proposées par les coachs permettent de revaloriser les compétences du demandeur d’emploi, de repérer ses forces et d’optimiser ses faiblesses.

Ils travaillent la eReputation qui parfois porte préjudice au projet. Le profil Facebook de O. était public et c’est pour cela que lors d’un entretien son recruteur lui a demandé si les soirées arrosées étaient habituelles ou exceptionnelles …

Les coachs accompagnent dans la rédaction des lettres de motivations et CV bien que pour ces derniers nous invitons vivement les demandeurs d’emploi à télécharger le logiciel CVitae qui est accessible gratuitement et leur permettra d’éditer des CV convaincants et valorisants.

Ils rappelleront les messages forts à transmettre lors des entretiens et mettent en situation les candidats pendant des sessions de simulations. Tout cela permet un suivi personnalisé pour répondre aux objectifs que le coach et son client auront préalablement défini ensemble.

Evidemment cela a un coût. Les tarifs sont variables et certains coachs s’engagent à enregistrer les règlements uniquement si le candidat trouve un emploi dans les 3 mois suivant le stage, ce qui réduit la prise de risque.

Et vous, tentez par le coaching ?

 

 

 

 

 

Recruteur : élevateur de talent

LE RECRUTEUR :  élevateur de Talent

Le rôle du recruteur est de garantir l’intégration d’’un candidat mais aussi de le fidéliser.

Il est donc essentiel pour lui d’élever son candidat, de le faire grandir, en l’accompagnant.

Cette orientation « nurturing » nécessite l’utilisation d’outils lui permettant de connaitre au mieux la future recrue, et ainsi d’exploiter avec la plus grande pertinence, ses compétences, son histoire et ses envies.

Ses missions :

Il doit trouver de nouveaux talents, les intégrer, avoir un contact permanent avec les clients et les candidats : Mobile, SMS, e-mails, courriers. Il complète également les dossiers des candidats, saisit les comptes rendu des entretiens, programme des entretiens…

Ses objectifs :

Le recruteur doit être reconnu comme un prestataire et non comme un juge, en plaçant  l’humain et l’adéquation client/candidat au centre de ses préoccupations. Son but : être considéré comme un véritable interlocuteur par les candidats, avoir un rôle de conseil.

Il doit alors gagner du temps sur des tâches simples pour privilégier le suivi avec le candidat ou le client.

Une solution :

Le logiciel CVTracker propose une solution globale reprenant l’ensemble du processus de recrutement, de la création de candidats (import, chasse sur réseaux sociaux..) jusqu’au placement du candidat (Matching Offre).

Mais CVTracker, c’est aussi un logiciel de pointe alliant à la fois programmation et suivi des actions.

En effet CVTracker dispose d’un CRM pertinent, corrélé aux exigences RH qui rend les tâches fluides et intuitives pour un  historique précis. Le recruteur gagne du temps en supprimant les actions chronophages.

Le « suivi » lui permet de disposer d’une connaissance parfaite de son candidat.

La clé d’un suivi précis 

Des échanges simplifiés, des actions programmées et personnalisables.

A propos de CVTracker :

Semantis propose depuis 2003 CVTracker, un logiciel  de gestion de candidatures conçu pour répondre aux besoins spécifiques des professionnels du recrutement.

CVTracker est une solution performante, puissante et conviviale.

C’est un outil complet et très facile d’accès, il a l ‘avantage d’être muni d’un puissant moteur d’analyse sémantique qui automatise l’alimentation de la CVThèque et rend les recherches intuitives.

(http://www.semantis.fr/logiciels/cvtracker/)

 

Big Data et Datamining sur les Curriculum Vitae : une mine d’informations.

Aujourd’hui, les professionnels du recrutement archivent chaque jour de nombreux CV reçus de manière spontanée ou suite à la diffusion d’offres d’emploi. Sur JobIntree, par exemple, une offre d’emploi de webdesigner peut générer jusqu’à 1 700 réponses : un nombre suffisant de profils pour entamer une première analyse ciblée dans le domaine du Datamining. Par ailleurs, la possibilité d’enrichir sa CVthéque à partir des réseaux sociaux permet aussi de récupérer aisément de nouveaux CV. Ainsi les Candidathèques s’enrichissent et constituent des bases de données largement exploitables pour le Datamining.

Copie d'écran CVTracker SMART
Projection graphique CVTracker SMART

Certains outils de gestion de candidatures, et en particulier CVTracker, logiciel de gestion du recrutement, offrent la possibilité d’extraire des rapports et statistiques détaillés sur les nombreuses candidatures reçues ou placées. Grâce à ces fonctions avancées les professionnels du recrutement  sont en mesure, par exemple, d’analyser le lieu de vie d’une population ayant une compétence particulière, le niveau d’expérience, la pyramide des âges fortement révélatrice des évolutions dans le temps de technologies (outils ou langages) ou encore de faire apparaître des corrélations entre centres d’intérêts et d’autres critères.
Dans les agences de placement, le Datamining est aussi d’une grande aide pour les commerciaux. En effet, ces derniers ont la possibilité de constituer un argumentaire de vente crédible aux yeux des sociétés clientes, leur prouver, par exemple, à l’aide d’un graphique détaillé la valeur spécifique et recherchée de certains profils, et d’une manière globale, par projection graphique de la CVThèque, les avantages et la richesse de celle-ci. Par ailleurs, les décisionnaires pourront, grâce à ces données, faire des choix éclairés sur les techniques à conseiller pour tel ou tel projet au regard de leur notoriété et de leur adhésion par les acteurs de l’informatique au fil du temps.

Jusqu’où iront les logiciels de gestion du recrutement ?

visuel article logicielAvec les besoins forts et permanents de toutes les sociétés spécialisées dans le recrutement, les logiciels de gestion de candidatures ont fait leur apparition quasiment au début de l’informatique. Dans les années 80-90, les directions des entreprises ont commencé à réaliser l’importance de la gestion des ressources humaines. Socle de la société et de son devenir, la notion de stratégie RH s’est considérablement développée, appuyée par les outils informatiques.

Puis, avec l’évolution de la puissance des ordinateurs PC, il y a plus de 10 ans, les premières fonctions de parsing et d’analyse de CV sont apparues au sein de ces applications de gestion du recrutement. Le parsing consiste à découper puis classifier les éléments constitutifs des CV en autant de champs que nécessaire afin d’alimenter la base de données de la CVThèque.
C’est donc en 2003 qu’en France les pionniers de ces traitements avancés sur les CV sont apparus. On notera les sociétés Semantis, E-manation et Koltech. Depuis, E-manation a été rachetée par Lingway et ces 3 structures continuent de proposer ces fonctionnalités toujours innovantes malgré leur caractère évolutif permanent.
Le parsing et l’analyse des CV ont permis aux recruteurs de faciliter la constitution de leur CVThèque et d’affiner ainsi au mieux la recherche instantanée des candidats sur des critères, ce que ne permet pas une recherche full-text ordinaire. Depuis leur création, les moteurs d’analyses ne cessent d’évoluer naturellement par rapport au marché et aux nouveaux profils et métiers qui en découlent.

Les logiciels de recrutement offrent aujourd’hui la possibilité d’effectuer des opérations de matching automatique précis à partir du contenu d’une offre d’emploi, cela consiste à déceler et mettre en lien les offres d’emploi et les données contenues dans les Curriculum Vitae de la base du recruteur.
Ces fonctions intelligentes de rapprochement vont encore plus loin. Avec son logiciel de gestion du recrutement, Semantis propose une fonction de matching hors CVThéque.  Si aucun profil ne répond aux critères recherchés au sein de la CVThèque du recruteur, ce dernier pourra alors activer une recherche sur les réseaux sociaux professionnels.

La diversité et le volume de ces réseaux permettent ainsi de couvrir des besoins spécifiques rares et d’interconnecter différentes sources pour les besoins particuliers de chaque recruteur.

L’intérêt du recrutement par cooptation.

image cooptationCoopter consiste à recommander une connaissance pour un poste à pourvoir et percevoir en échange une prime si cette candidature est retenue par l’entreprise.
L’apparition des réseaux sociaux a probablement contribué à l’explosion de son utilisation.
En langage familier on pourrait comparer la cooptation avec le « piston », à la différence qu’il s’agit d’une technique de recrutement transparente qui récompense le coopteur qui a su trouver le profil qui convient au poste proposé.

C’est un procédé de plus en plus utilisé par les entreprises, surtout dans des secteurs de niche où les profils particuliers ne sont pas simples à détecter.
Selon Keycoop, site spécialisé dans la cooptation, 30 % des cadres sont recrutés suite à une recommandation.

Les avantages de la cooptation
Pour l’entreprise, le processus de recrutement est facilité puisque que le service RH n’a pas à recherché parmi des centaines de CV et peut se consacrer à recevoir les candidats présélectionnés, ce qui génère, par conséquent  un recrutement moins couteux.
On note aussi que le coopteur se montre exigeant en sélectionnant ses propres connaissances, il sait que sa crédibilité au sein de l’entreprise est en jeu.

Des sites spécialisés en cooptation
La plupart du temps les offres de cooptation sont diffusées en interne, sur un intranet par exemple. Il y a aussi des sites spécialisé dans la cooptation comme Keycoopt.com , spécialisé dans le recrutement des cadres et  accessible sur invitation ou encore myjobcompany.com qui est plus généraliste.

Comment réaliser un cahier des charges en vue de s’équiper d’un CRM.

Que ce soit pour développer, faire développer ou identifier un CRM ad hoc, il est utile et intéressant de se plier à l’exercice de rédaction du cahier des charges. Outre son rôle déterminant dans la définition du futur outil, il permet aussi de mettre à plat au sein de la société le modèle d’approche commerciale existant et d’en révéler ses éventuelles incohérences ou insuffisances.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document qui décrit le périmètre applicatif de l’outil et détaille les fonctions attendues. Il regroupe tout le nécessaire pour la conception ou l’identification de l’outil décrit : Données traitées, architecture, fonctions développées, états à reproduire, etc. Le cahier des charges vient en second temps après l’expression des besoins. Il répond à l’expression des besoins en donnant pour chacun d’eux un support de réalisation.

Dans un processus global de conception de projets d’envergure, le cahier des charges sera suivi par un dossier d’analyse fonctionnel, décliné par lots, puis d’analyse organique, enfin un maquettage permet d’en valider la future réalisation qui elle-même sera suivie par un PV de recette.

Mais revenons à l’équipement d’un CRM dont la finalité relativement standard et connue ne nécessite pas un processus aussi complexe.


Identification des besoins.

L’expression des besoins qui vient en amont du CDC nécessite de réunir auprès de tous les actuels et futurs utilisateurs leur rôle et leurs attentes de l’outil informatique afin de mieux percevoir les impacts qui découlent de la mise en place d’un logiciel CRM. Ces entrevues permettent de relever les besoins de chacun et d’ors et déjà de former une synergie entre les utilisateurs autour de la mise en place du futur logiciel de gestion de la relation clients choisi.


Exemple de questions nécessaires à la mise en évidence des besoins.


A quelle étape du processus de vente (ou de suivi de clientèle) intervient chaque acteur, quelles informations a-t-il besoin pour être efficace. Qu’attend-t-il de l’outil ? Les fonctions indispensables ? Niveau informatique de chacun? Ce logiciel doit-il permettre une mobilité ? Recherche d’un logiciel CRM clé en main ou personnalisable ?

Rédaction d’un cahier des charges.


Une fois avoir répondu à toutes ces questions, Il est possible de commencer à rédiger le cahier des charges en reprenant les parties suivants :

–          LE CONTEXTE : Présentation de la société, de l’équipe utilisatrice du logiciel et de son environnement

–          L’OBJECTIF : rappeler ce qui est recherché dans la mise en place d’un logiciel CRM

–          DEFINITION DES BESOINS :

o   Données traitées

o   Fonctions attendues

o   Eventuels Schémas d’écrans

o   Cinématique applicative

–          LES CONTRAINTES :

C’est ce que devra prendre en compte l’éditeur pour faire une proposition adéquat Contraintes économiques : le budget qui peut être alloué Contraintes mise en place : Logiciel à télécharger ou abonnement SAAS Contraintes humaines : combien d’utilisateurs Contraintes de confidentialité : Les données peuvent-elles être hébergées chez un prestataire. Contraintes matérielles : Matériel, Mise en place nécessitant d’un service informatique ou non, fonctions indispensables Contraintes de délais : Planning de mise en place avec un paramétrage complet Contrainte de maîtrise du logiciel : formation ?

Choix de l’outil.

En premier lieu, est plus particulièrement pour un CRM dont la généralisation rend ses fonctions relativement standards, on recherchera un outil clé en main plutôt qu’un développement spécifique qui sera nettement plus onéreux.

En second lieu, on vérifiera la concordance des fonctions attendues au regard de celles proposées.

Enfin, on vérifiera que l’outil répond bien aux contraintes imposées.

L’outil parfait et en totale adéquation n’existe pas. Encore moins s’il sera utilisé par plusieurs acteurs dont les points de vue peuvent diverger. Le choix final est en général le résultat d’un consensus qui permet à la société non seulement de devenir plus efficace mais également d’ouvrir de nouvelles pistes d’améliorations dans l’approche commerciale et la fidélisation de clientèle.