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Comment insérer une image dans un document ou un e-mail ?

CVTracker/VisualProspect offrent la possibilité d’inclure des images dans les modèles de documents depuis le menu de mise en forme.

Insérer une image locale:

Insertion

Cliquer sur le bouton encadré en rouge pour insérer une image locale, l’image sera automatiquement transférée sur nos serveurs afin de pouvoir être affichée chez vos destinataires.

Insérer une image hébergée sur internet (URL):

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Cliquer sur le bouton encadré en rouge pour insérer l’URL d’une image hébergée sur internet.

Comment personnaliser les modéles de document ?

option

Pour accéder aux modèles de documents, aller dans le menu Options > Modèles .

Les modèles de documents sont de 3 types : e-mail, support de phoning et documents. Ils sont tous stockés sous format HTML.

menu_type

modele Il est possible de créer plusieurs modèles de document qui seront classés en fonction de leur type (voir ci-dessous).
 
 
 
E-mail:
Les modèles d’e-mails sont utilisés pour les envois unitaires et les envois groupés. Ils peuvent faire référence à des éléments dynamiques tels que des animations vidéo, des éléments en javascript, des formulaires et tout ce qui est compatible avec un affichage en HTML dans les clients de messagerie. Noter cependant que les illustrations affichées dans le message doivent faire référence à des images par des adressages URL. L’inclusion d’images directement dans les messages n’est effective qu’en utilisant le bouton d’insertion d’image.
 
Documents:
Les modèles de documents sont utilisés pour les envois unitaires ainsi que la génération de courriers par procédé de publipostage depuis la partie « communication ».
Ces modèles sont également utilisés lors de la génération des éléments financiers : appel d’offre, proposition commerciale, bon de commande, facture, avoir, devis. A défaut de documents de type avoir et devis, Visual Prospect prendra le modèle facture.
 
 Support de phoning:
Le support de phoning reprendra le texte que doit utiliser la personne en charge des appels téléphoniques afin de faciliter son échange avec les correspondants. Ce support sert aussi à identifier la nature de la campagne de communication.
 
Personnalisation du modèle & variables insérables:
 menu
variable
 
Pour personnaliser les modèles afin qu’ils s’adaptent à chaque destinataire, une liste de variables insérables est disponible. Ces variables prendront leurs valeurs depuis la fiche société/contact au moment de l’envoi de l’email ou de la génération du documents.
Pour insérer une variable, il suffit de double-cliquer sur une de ces variables pour qu’elle s’insère dans le message à l’emplacement où se trouve le curseur.
 Le menu de mise en forme offre également plusieurs options de personnalisation de votre document. 
Il est possible de modifier la source du document au format html afin d’effectuer des modifications plus poussées ou pour éventuellement pouvoir y insérer la création d’un graphiste/webdesigner…. 

Configuration e-mail

Avant de commencer la configuration, veuillez vous munir des paramètres de messagerie POP3/SMTP fournis par votre fournisseur d’email (hébergeur, fournisseur d’accès internet).

Une liste des paramètres des principaux principaux fournisseur d’accès est disponible ici.

Visual Prospect CRM est uniquement compatible avec les protocoles POP3 et SMTP.
Si vous disposez d’un serveur MS Exchange (privé ou mutualisé) vous pouvez tout de même utiliser les fonctions de réception/envoi d’emails via le client MS Outlook. Toutefois dans ce mode, les envois d’emails se feront en texte brut (sans mise en forme, images….).

Note importante: Il ne faut pas utiliser à la fois les modes de réception POP3 (mode recommandé) et Outlook.

Configuration POP3/SMTP (Mode par défaut recommandé)

Paramètres e-mails
  • Cliquer sur le menu « Options » (en haut à droite)
  • Cliquer sur « Paramètres »
  • Cliquer sur « Paramètres e-mails « 
  • Cocher « Utilisation de votre compte POP3 – SMTP »
  • Cliquer sur « Paramètres du compte »
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ParfaitSi votre adresse email provient d’un opérateur connu, la configuration sera automatique. Sinon, il faudra préciser les adresses des serveurs de réception (POP) et d’envoi (SMTP) dans la fenêtre suivante.paramètre e-mailRéception d’emails :

  • Pop3: Entrer ici l’adresse de votre serveur de messagerie rentrant (ex: pop.orange.fr, mail.ste.com…)
  • Compte d’utilisateur: Enter ici votre identifiant de connexion à votre compte email (souvent l’adresse de messagerie)
  • Mot de passe: Entrer le mot de passe associé au compte email.
  • Port: Entrer ici le port de connexion au serveur mail (110 par défaut).

Envoi d’emails:

  • SMTP: Entrer ici l’adresse de votre serveur de courrier sortant (ex: smtp.orange.fr, mail.ste.com…)
  • Port: Entrer ici le port de connexion au serveur de courrier sortant (25 par défaut).
  • Ident. SMTP: Cocher cette case si votre serveur nécessite une authentification.
  • SSL (envoi): Cocher cette case si votre serveur nécessite une connexion sécurisée SSL.
    En général, si votre serveur nécessite une authentification, le port utilisé sera le 587.
    Si votre serveur nécessite une connexion sécurisée, le port utilisé sera le 465 et nécessitera une authentification.

Si l’authentification pour le serveur de courrier sortant est différente de celle du courrier rentrant, rentrez vos informations dans les champs « Compte d’utilisateur » et « Mot de passe »

  • Email personnel: Renseigner ici votre adresse email personnelle. Cette adresse apparaitra comme adresse d’expédition.
  • Email société: Renseigner ici une adresse email générique (contact@ info@ commercial@ ….) pour votre société. Cette adresse sera utilisée pour les campagnes emailing.
    Si non renseignée, l’adresse personnelle sera utilisée.

Configuration Outlook (Si le mode POP3/SMTP n’est pas disponible) 

Paramètres e-mails
  • Cliquer sur le menu « Options » (en haut à droite)
  • Cliquer sur « Paramètres »
  • Cliquer sur « Paramètres e-mails « 
  • Cocher « Ressource MAPI via votre client de messagerie »
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Paramètres des principaux fournisseurs email:

Gmail:
pop3: pop.gmail.com
port pop3: 995
SSL: Oui
smtp: smtp.gmail.com
port smtp: 465
Ident. SMTP: Oui
SSL: Oui

Orange:
pop3: pop.orange.fr
port pop3: 110
SSL: Non
smtp: smtp-msa.orange.fr
port smtp: 587
Ident. SMTP: Oui
SSL: Non

Office 365:
pop3: outlook.office365.com
port pop3: 995
SSL: Oui
smtp: smtp.office365.com
port smtp: 587
Ident. SMTP: Oui
SSL: Oui (TLS)

Yahoo:
pop3 : pop.mail.yahoo.fr
Port pop3 : 995
smtp : smtp.mail.yahoo.com
Port smtp : 465
Ident SMTP : Oui puis [1] SSL : Oui

Que faire ensuite ?