Pour accéder aux modèles de documents, aller dans le menu Options > Modèles .

Les modèles de documents sont de 3 types : e-mail, support de phoning et documents. Ils sont tous stockés sous format HTML.

Il est possible de créer plusieurs modèles de document qui seront classés en fonction de leur type (voir ci-dessous).

E-mail:

Les modèles d’e-mails sont utilisés pour les envois unitaires et les envois groupés. Ils peuvent faire référence à des éléments dynamiques tels que des animations vidéo, des éléments en javascript, des formulaires et tout ce qui est compatible avec un affichage en HTML dans les clients de messagerie. Noter cependant que les illustrations affichées dans le message doivent faire référence à des images par des adressages URL. L’inclusion d’images directement dans les messages n’est effective qu’en utilisant le bouton d’insertion d’image.

Documents:

Les modèles de documents sont utilisés pour les envois unitaires ainsi que la génération de courriers par procédé de publipostage depuis la partie « communication ».

Ces modèles sont également utilisés lors de la génération des éléments financiers : appel d’offre, proposition commerciale, bon de commande, facture, avoir, devis. A défaut de documents de type avoir et devis, Visual Prospect prendra le modèle facture.

Support de phoning:

Le support de phoning reprendra le texte que doit utiliser la personne en charge des appels téléphoniques afin de faciliter son échange avec les correspondants. Ce support sert aussi à identifier la nature de la campagne de communication.

Personnalisation du modèle & variables insérables:

Pour personnaliser les modèles afin qu’ils s’adaptent à chaque destinataire, une liste de variables insérables est disponible. Ces variables prendront leurs valeurs depuis la fiche société/contact au moment de l’envoi de l’email ou de la génération du documents.

Pour insérer une variable, il suffit de double-cliquer sur une de ces variables pour qu’elle s’insère dans le message à l’emplacement où se trouve le curseur.

Le menu de mise en forme offre également plusieurs options de personnalisation de votre document.

Il est possible de modifier la source du document au format html afin d’effectuer des modifications plus poussées ou pour éventuellement pouvoir y insérer la création d’un graphiste/webdesigner….