Archives pour la catégorie Base de connaissance (FAQ)

Base de connaissance des logiciels CVTracker, CRM VisualProspect, CVitae

Utiliser la téléphonie.

Visual Prospect vous permet de passer directement vos appels à l’aide d’un softphone ou de Skype…
Il est possible d’utiliser Skype (ou n’importe quelle softphone prenant en charge les liens « callto ») ainsi que les softphones acceptant les instructions en ligne de commande. 
Certains fournisseurs de téléphonie proposent des utilitaires de click2call, rapprochez vous de votre prestataire de téléphonie afin de connaitre les possibilités offertes.
Avant de procéder à la configuration de VisualProspect, assurez-vous que vous pouvez émettre des appels depuis votre logiciel de téléphonie (skype, softphone….)
Configuration de la téléphonie dans VisualProspect:
Cliquer sur le menu Options (en haut à droite) >> « Paramètres » >> « Téléphonie et SMS »
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Paramétrage pour l’utilisation de Skype (ou d’un logiciel compatible liens « callto »):
Cocher la case « Utiliser Skype ».
Config_Skype
Paramétrage pour l’utilisation d’un softphone en ligne de commande:

Cocher « Ligne de commande » et entrer la commande qui effectuera l’appel.
Il faut utiliser la variable #numero# pour transmettre le numéro appelé au softphone.
(exemple pour 3cxPhone: C:\Program Files (x86)\3CXPhone\3CXPhone.exe dial:#numero#)

Config_Cmd
Note:  Il est également possible d’utiliser le numéroteur Windows. (cas de l’utilisation d’un modem RTC ou d’une module de téléphonie TAPI). Cette configuration étant peu fréquente, merci de contacter votre prestataire de téléphonie pour effectuer la configuration du numéroteur Windows.
Effectuer un appel avec Visual Prospect

Sur une fiche contact, cliquer sur l’icone « Téléphone »

telcontact

Cliquer ensuite sur le numéro à appeler (ligne directe, mobile, standard entreprise)

callvp

Vous pouvez indiquer un résultat d’appel (absent, occupé…) ainsi qu’un résumé de votre appel téléphonique.
Vous retrouverez le détail de cet appel téléphonique dans les événements de suivi du contact et de la société.

Alimenter la base au fil de l’eau

Le principe de base de VisualProspect est de rendre non contraignant le maintien à jour de la base de données en fonction des éléments extérieurs.
Ainsi, l’analyse des e-mails reçus provoquent la création d’évènements informatifs au sein des sociétés et contacts présents dans la base. L’analyse des e-mails permet également la création automatique des sociétés et contacts.

A partir de l’analyse des e-mails reçus:

Pour activer les fonctions d’analyse des e-mails reçus il est nécessaire de renseigner les paramètres de votre messagerie. Configuration de la messagerie.

VisualProspect n’effectue qu’une lecture des messages se trouvant sur le serveur de messagerie et y laisse ces messages afin que vous puissiez les récupérer de manière habituelle dans votre messagerie courante.

L’analyse des e-mails s’effectue principalement par l’identification de l’émetteur, c’est-à-dire de l’adresse e-mail d’expédition.
Seuls les messages non spams seront pris en compte pour la création d’un élément de suivi et éventuellement la création d’un nouveau contact dans la base.

Il est également possible d’indiquer à VisualPropsect d’afficher une alerte invasive  et/ou d’effectuer une analyse approfondie des emails arrivant sur une adresse email spécifique (formulaire en ligne, permanence téléphonique…).
VisualProspect analysera alors le contenu de l’email à la recherche d’informations identitaires et créera un nouveau contact si ces informations sont suffisantes.

Depuis Internet:

L’alimentation de la base de données : alimentation de contacts et sociétés peut se faire en navigant sur Internet via la fonction « prospection » de VP.
Pour cela, deux types de captures : la capture d’identités complètes avec société, adresse, numéro de téléphone et nom de contacts, et la capture d’adresses e-mails.
La capture d’identités complètes s’effectue en se positionnant sur le site officiel de la société pour laquelle on souhaite avoir des compléments d’informations. Aller ensuite dans la rubrique Contacts ou Informations légales, c’est-à-dire aux emplacements où la probabilité de présence des informations identitaires est la plus élevée.

Si VisualProspect détecte des informations identitaires valides, il les affiche nous permettant de sélectionner et d’intégrer ces données dans la base.

Par saisie manuelle:

L’alimentation manuelle de la base de données est le dernier recours après les autres formes d’alimentations automatiques. Cette saisie est simplifiée par le fait que les informations identitaires collées dans le réceptacle prévu à cet effet sont analysées et passées sur les différents champs qu’il convient ensuite de vérifier avant de valider la création.
Pour effectuer la création d’une nouvelle société ou d’un nouveau contact, cliquer sur le lien « nouveau contact » présent en bas de la liste des sociétés. VisualProspect se charge de contrôler la présence de ce contact dans la base avant de créer ou mettre à jour si nécessaire. Le contact peut éventuellement être créé au sein d’une société existante. Pour saisir un nouveau contact au sein d’une société existante, se positionner sur cette société puis cliquer sur le lien « Nouveau contact ».
Un contact inscrit dans la base est obligatoirement rattaché à une société. Sil est considéré comme un particulier, la société sera intitulée « Particulier » suivi du nom et du prénom. La création de la société s’effectue automatiquement.