Archives pour la catégorie Base de connaissance (FAQ)

Base de connaissance des logiciels CVTracker, CRM VisualProspect, CVitae

Configuration e-mail

Avant de commencer la configuration, veuillez vous munir des paramètres de messagerie POP3/SMTP fournis par votre fournisseur d’email (hébergeur, fournisseur d’accès internet).

Une liste des paramètres des principaux principaux fournisseur d’accès est disponible ici.

Visual Prospect CRM est uniquement compatible avec les protocoles POP3 et SMTP.
Si vous disposez d’un serveur MS Exchange (privé ou mutualisé) vous pouvez tout de même utiliser les fonctions de réception/envoi d’emails via le client MS Outlook. Toutefois dans ce mode, les envois d’emails se feront en texte brut (sans mise en forme, images….).

Note importante: Il ne faut pas utiliser à la fois les modes de réception POP3 (mode recommandé) et Outlook.

Configuration POP3/SMTP (Mode par défaut recommandé)

Paramètres e-mails
  • Cliquer sur le menu « Options » (en haut à droite)
  • Cliquer sur « Paramètres »
  • Cliquer sur « Paramètres e-mails « 
  • Cocher « Utilisation de votre compte POP3 – SMTP »
  • Cliquer sur « Paramètres du compte »
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ParfaitSi votre adresse email provient d’un opérateur connu, la configuration sera automatique. Sinon, il faudra préciser les adresses des serveurs de réception (POP) et d’envoi (SMTP) dans la fenêtre suivante.paramètre e-mailRéception d’emails :

  • Pop3: Entrer ici l’adresse de votre serveur de messagerie rentrant (ex: pop.orange.fr, mail.ste.com…)
  • Compte d’utilisateur: Enter ici votre identifiant de connexion à votre compte email (souvent l’adresse de messagerie)
  • Mot de passe: Entrer le mot de passe associé au compte email.
  • Port: Entrer ici le port de connexion au serveur mail (110 par défaut).

Envoi d’emails:

  • SMTP: Entrer ici l’adresse de votre serveur de courrier sortant (ex: smtp.orange.fr, mail.ste.com…)
  • Port: Entrer ici le port de connexion au serveur de courrier sortant (25 par défaut).
  • Ident. SMTP: Cocher cette case si votre serveur nécessite une authentification.
  • SSL (envoi): Cocher cette case si votre serveur nécessite une connexion sécurisée SSL.
    En général, si votre serveur nécessite une authentification, le port utilisé sera le 587.
    Si votre serveur nécessite une connexion sécurisée, le port utilisé sera le 465 et nécessitera une authentification.

Si l’authentification pour le serveur de courrier sortant est différente de celle du courrier rentrant, rentrez vos informations dans les champs « Compte d’utilisateur » et « Mot de passe »

  • Email personnel: Renseigner ici votre adresse email personnelle. Cette adresse apparaitra comme adresse d’expédition.
  • Email société: Renseigner ici une adresse email générique (contact@ info@ commercial@ ….) pour votre société. Cette adresse sera utilisée pour les campagnes emailing.
    Si non renseignée, l’adresse personnelle sera utilisée.

Configuration Outlook (Si le mode POP3/SMTP n’est pas disponible) 

Paramètres e-mails
  • Cliquer sur le menu « Options » (en haut à droite)
  • Cliquer sur « Paramètres »
  • Cliquer sur « Paramètres e-mails « 
  • Cocher « Ressource MAPI via votre client de messagerie »
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Paramètres des principaux fournisseurs email:

Gmail:
pop3: pop.gmail.com
port pop3: 995
SSL: Oui
smtp: smtp.gmail.com
port smtp: 465
Ident. SMTP: Oui
SSL: Oui

Orange:
pop3: pop.orange.fr
port pop3: 110
SSL: Non
smtp: smtp-msa.orange.fr
port smtp: 587
Ident. SMTP: Oui
SSL: Non

Office 365:
pop3: outlook.office365.com
port pop3: 995
SSL: Oui
smtp: smtp.office365.com
port smtp: 587
Ident. SMTP: Oui
SSL: Oui (TLS)

Yahoo:
pop3 : pop.mail.yahoo.fr
Port pop3 : 995
smtp : smtp.mail.yahoo.com
Port smtp : 465
Ident SMTP : Oui puis [1] SSL : Oui

Que faire ensuite ?

Utilisation de filtres prédéfinis CVTracker 5

Le menu filtre présent en haut de la liste des profils permet d’accéder aux filtres prédéfinis, au filtre personnalisé et à certaines options d’affichage de la liste des CV.filtres_predef

CV supprimés, obsolescence et scoring des résultats:
 
Lorsqu’un CV est supprimé de la base, il est marqué comme tel et n’apparaît plus dans la liste de profils. Cependant il reste dans la base afin d’éviter le cas échéant qu’il ne réapparaisse lors d’opérations d’intégration.  Si l’option Afficher les CV supprimés est cochée, alors ces derniers apparaîtront dans le dossier CV Supprimés en gris pâle dans la liste des résultats.
 
Afin de faciliter l’appréciation de la fraîcheur d’un CV, CVTracker V5 est doté d’une fonction de restitution visuelle de cette information. Les CV apparaissant dans la liste des résultats de recherche utiliseront une couleur de police allant du gris pâle au noir parfait suivant la date à laquelle le CV a été rédigé/modifé par le candidat ou le recruteur. L’estimation de cette date est fonction d’une part de la date de dernière modification du CV qui a été intégré et d’autre part avec l’analyse du contenu. La modification effectuée à postériori par le recruteur sur la partie métier de la fiche candidat ajuste en conséquence cette date. Ainsi, 5 niveaux de gris représenteront 5 plages d’obsolescence : mois de 3 mois pour les CV rédigés/modifiés dans les 3 derniers mois, de 3 à 12 mois, de 1 an à 2 ans, de 2 ans à 4 ans et plus de 4 ans.
 
Pour chaque recherche portant sur un ou plusieurs mots-clés de compétence ou fonction, CVTracker calcule un score suivant la pertinence. Ce score est systématique mais peut parfois ralentir l’affichage du résultat. De ce fait, en décochant l’option « Afficher les étoiles de score » l’affichage est accéléré.
Le score est affiché de la façon suivante:
• Pas d’étoile : la ou les compétences recherchées sont dans le CV mais ne représentent pas une importance significative du parcours ou des compétences du candidat.
• Une étoile claire jaune: le score est honorable.
• Une étoile intense  étoile: le score est élevé, le CV présente des caractéristiques compatibles aux critères de compétences demandées.
Pour activer ces fonctionnalités, il suffira de cocher l’option présente dans le menu « punaise » de la liste des candidats :
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Note: La liste des CV est affichée dans l’ordre suivant les critères choisis : Catégorie, Secteur, Département ou Date (Un menu déroulant vous permet de trier les CVs par fonction, disponibilité….) Elle n’est donc pas triée par score obtenu sur la recherche.
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Comment mettre en place des processus automatisés ?

Visual Prospect/CVTracker permet l’enchaînement automatique d’actions à partir de processus programmables.
Ces processus se déterminent d’une part par un élément déclencheur et d’autre part, par l’ensemble des actions qui en découlent.
Les actions sont planifiées dans le temps.
Pour créer un modèle de processus, depuis le menu Options, sélectionner Processus.
Dans la fenêtre qui apparaît, saisir une description afin d’identifier le processus puis choisir le type d’évènement déclencheur.
Toutes les opérations subordonnées s’appliqueront alors à J+n, n étant le nombre de jours après celui de l’élément déclencheur.Un processus est défini de manière générique et n’est pas associé à une société donnée. On ne crée pas un processus pour une société. On crée un processus et celui-ci se déclenchera pour chaque société pour laquelle l’élément déclencheur sera vérifié.
 
Exemple de processus :
Élément déclencheur : création d’un élément financier de type Facture.
Opérations subordonnées à J+30, Création d’une tâche de rappel avec en paramètre « La facture a-t-elle été réglée ? ».
Dans ce cas présent, le paramètre associé à l’opération subordonnée est un champ libre contenant la nature du rappel. Ce rappel sera affecté à la personne qui aura créé l’élément financier.
Le processus peut être soumis à validation ou exécuté systématiquement suivant que « Confirmation manuelle » est cochée ou non.
A tout moment il est possible de rendre inactif un processus (case à cocher « Actif »).
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Que faire ensuite ?

Gestion des champs personnalisables

L’onglet « Général » contient 6 champs personnalisables dont deux numériques.
En cliquant sur les intitulés des champs personnalisables on ouvre la fenêtre des paramètres généraux.
L’intitulé des champs est commun à tous les utilisateurs de VisualProspect au sein d’une structure collaborative.
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Que faire ensuite ?

Accés distant via internet

Visual Prospect vous offre la possibilité d’accéder à vos données depuis votre smartphone. Dans le cas ou une utilisation distante est souhaitée, il est indispensable de lancer au préalable l’accès a distant sur un poste de travail ayant accès à la base partagée.

Il ne faut lancer qu’un seul WebAccess par site.

9 Cliquer sur « Options »
6 Cliquer sur « Smartphone »
1 Cliquer sur « Démarrer »
2 L’accès à distance est maintenant en marche.
Cliquer sur « Envoyer URL » afin d’envoyer l’URL de connexion et le code d’accès par email. Il suffira ensuite de cliquer sur le lien contenu dans l’email depuis un smartphone/tablette pour accéder à vos données.
4 Entrer le code d’accès
5 La connexion à la base est réussie, vous pouvez désormais consulter vos données

Programmation et suivi des actions VisualProspect/CVTracker

La programmation d’une action s’effectue à partir de la fiche d’une société ou de la fiche d’identité d’un contact.

La fiche d’identité d’un contact est accessible en cliquant sur la carte de visite du contact sur la partie centrale, sous les informations concernant la société.

Sur cette fenêtre sont accessibles l’historique des actions du contact/candidat et le champ « Saisie rapide » qui permet la création de nouveaux évènements par saisie en langage naturel.

Une des principales innovations de VisualProspect/CVTracker est de permettre une saisie rapide et non contraignante des actions ou des annotations. Ainsi, lorsque vous consultez une société dans VP/CVT, vous pouvez saisir au bas de l’encart de suivi, dans la zone intitulée « Saisie rapide », toutes sortes d’informations en langage naturel. CVTracker/VP se charge alors d’analyser le texte saisi pour déterminer s’il y a lieu de programmer une action ou de noter l’événement comme simple annotation/information.
Cette zone de saisie rapide est également présente au niveau du détail d’un contact : fenêtre qui s’ouvre lorsque l’on clique sur un des contacts présents sous forme de carte de visite.
Il est également possible de saisir un événement en cliquant sur le lien
« Nouvel évènement ». On peut alors suive la manière dont VP/CVT comprend et interprète les informations saisies au fur et à mesure de leur frappe.

Programmation d’une action
La zone saisie rapide de l’encart de suivi d’une société et la zone similaire présentes dans le détail d’un contact permettent d’accueillir le texte relatif à la description de l’action que vous souhaitez programmer. Ainsi, il est possible de préciser dans ce texte la date, l’heure et la nature de Evénement. Une grande tolérance au niveau de la saisie est autorisée concernant la casse, l’accentuation et les abréviations.

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Quelques exemples :
Rendez-vous à 13 heures 30 : créera un évènement de type RDV affecté à vous-même pour le contact et/ou la société en cours pour aujourd’hui à 13 heures 30. En saisissant RDV à 13h30, le résultat aurait été le même.
– Déjeuner demain midi : créera un évènement de type divers affecté à vous-même concernant le contact sur lequel a été saisi l’évènement pour la date du lendemain et pour 12 heures.
– Rappeler dans 1 mois : créera un évènement de type appel téléphonique à j+30 affecté à vous-même et pour la société/le contact en cours.

Chaque évènement dont la date et l’heure sont supérieures à la date et l’heure du jour est considéré comme une action programmée qui donnera lieu à un rappel et sera visible dans la liste des actions programmées.

Si par contre vous saisissez :

Contact agréable, est intéressé par nos produits : créera un évènement de type informatif et ne programmera alors aucune action.

A noter que le type d’action déterminé par le logiciel est modifiable par la liste déroulante. Ici, par exemple, le type d’évènement est « Réunion », c’est-à-dire un évènement collectif.

Configuration des jours chômés & des alertes:

VisualProspect/CVTracker permet de configurer les jours chômés. La programmation d’un évènement pour un jour chômé sera automatiquement reportée au prochain jour ouvré.
Il est également possible de configurer l’apparition de pop-ups d’alertes pour les actions programmées.

Ces options sont configurables depuis le menu Options >> Paramètres >> Actions programmées.

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Les éléments financiers

Un élément financier peut être du type proposition commerciale, devis, facture, facture pro-format, avoir ou bon de commande.

La désignation des articles est un champ auto-alimenté; VisualPropsect enregistre la désignation d’un article lors de sa première saisie, lors des saisies suivantes, une liste déroulante permet de choisir un article précédemment saisi.

Une fois l’élément financier terminé, il est possible de l’imprimer à l’aide des modèles de documents personnalisables fournis avec le logiciel.
Note: En cas d’utilisation d’un modèle personnalisé,  veillez bien à utiliser l’intitulé « Facture » pour nommer le modèle dans l’éditeur de modèles.

Noter que la référence reprise dans ces éléments financiers est suivie, lorsqu’il s’agit d’une facture, le numéro d’ordre s’incrémente tel que l’impose la réglementation en matière de comptabilité.

Le taux de TVA est par défaut initialisé avec la valeur présente dans la fenêtre de paramétrage (Options >> Paramètres >> Identité société >> Eléments financiers) mais peut être modifié au cas par cas, ligne par ligne.

 

Comment installer CVTracker V5 ?

L’application CVTracker est de type « On-Premise » ou « Desktop ». Cela signifie qu’elle s’installe et s’exécute sur le poste de travail.

Pré-requis :
Un ordinateur PC équipé de Windows XP/ Vista/7/8.
Afin de consulter les CV et les extractions, il est conseillé d’installer les logiciels équivalents correspondants : visualiseur PDF, Microsoft Word ou compatible, Microsoft Excel pour intégrer les fichiers au format Excel ou compatible Excel pour visualiser les fichiers restitués. Aucun de ces logiciels n’est obligatoire pour le fonctionnement de CVTracker mais ils permettent une exploitation plus complète de ses fonctionnalités.

Pour installer CVTracker V5 :
Télécharger en premier lieu le fichier Setup d’installation depuis le site de Semantis www.semantis.fr  et le cadre « Téléchargements ». Le fichier SetupCVTrackerV5.exe est signé numériquement pour vous garantir son origine et son intégrité.

majcv Lancer le fichier Setup d’installation .
10 Cliquer sur « Suivant »
11 Cocher « je suis d’accord avec les termes et conditions ci-dessus » et suivre la procédure d’installation
^^ Une fois l’application installée, l’icône de l’application apparaît sur le bureau et dans le menu démarrer.
12 Lors du premier lancement, il vous sera demandé de saisir le numéro de série qui vous a été communiqué dans l’e-mail de livraison. Ce numéro doit être saisi sur chaque poste correspondant à chaque utilisateur souhaitant bénéficier d’une licence.

L’application est immédiatement opérationnelle, par défaut connectée à la base de données locale et personnelle du poste de travail.

Que faire ensuite ?

Editions et impressions des rapports de données VisualProspect

Edition de rapports personnalisés:

CRM VisualProspect permet par la fonction Edition de rapports et export des données (accessible depuis le menu Options) d’extraire tout ou partie de la base de données. Soit en consultation immédiate et interactive soit sous la forme d’un fichier CSV ou Excel pour être ensuite exploitées par ailleurs.

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En sélectionnant un des rapports disponibles dans la liste des rapports, CRM VisualProspect affiche le résultat qui peut ensuite être imprimé ou exporté.
Le champ situé à coté de l’intitulé de la requête est destiné à recevoir un critère de sélection qui filtrera en conséquence le rapport.

Les boutons situés sous la liste des rapports vous permettent d’exporter (au format Excel ou CSV) , d’imprimer ou d’envoyer par email le rapport en cours.

Création/modification/suppression de rapports personnalisés:

Chaque rapport peut être modifié ou supprimé par un clic droit dans la liste. Il est possible de créer un nouveau rapport via le lien situé en bas de la liste des rapports existants. Les rapports se basent sur des requêtes de type SQL mais l’assistant intégré permet de créer des rapports simples sans qu’il soit nécessaire de maîtriser ce langage.
Pour cela, procéder de la manière suivante :

Cliquer sur le lien  « Nouveau rapport » situé en bas de la liste des rapports existants. Apparaît alors l’écran d’assistance à la création de rapports.
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Sur cet écran il est possible sélectionner une ou deux tables de la base de données VisualProspect. Si deux tables sont sélectionnées, CRM VisualProspect générera automatiquement la jointure correspondante sur ces tables.

Après sélection d’une table, la liste des champs la composant s’affiche. Il suffit alors de cocher les champs voulus pour qu’ils soient intégrés à la requête.
Un champ condition permet de filtrer vos résultats sur le critère de votre choix. Sélectionner le champ sur lequel le filtre sera appliqué, le type de filtre (=,>,<….) et indiquer la valeur du filtre dans le champ critère (à coté de l’intitulé du rapport).
Pour afficher le résultat de la requête, cliquer sur le bouton soumettre.
Si la requête est satisfaisante, il est possible de l’enregistrer pour une réutilisation future en indiquant un intitulé et en cliquant sur « Enregistrer ».

La requête constituée est affichée au format SQL et peut être modifiée directement dans le champ de droite. Les éventuelles erreurs de syntaxe sont décelées au moment de la soumission.
La modification d’une requête s’effectue toujours au format SQL et non à l’aide de l’assistant de sélection des tables et des champs. Ce dernier sert uniquement pour la création initiale de la requête.

Il est possible de créer des requêtes avancées mais cela requiert la maîtrise du langage SQL. Par ailleurs seules les instructions SELECT sont autorisées dans l’éditeur de requêtes.

Comment installer CRM VisualProspect ?

L’application CRM VisualProspect est de type « On-Premise » ou « Desktop ». Cela signifie qu’elle s’installe et s’exécute sur le poste de travail.


Pré-requis :
Un ordinateur PC équipé de Windows XP, Windows Vista, Windows 7 ou Windows 8.
Afin de consulter les extractions, il est conseillé d’installer les logiciels équivalents correspondants : visualiseur PDF, Microsoft Word ou compatible .doc, Microsoft Excel pour intégrer les fichiers au format Excel ou compatible Excel pour visualiser les fichiers restitués. Aucun de ces logiciels n’est obligatoire pour le fonctionnement de CRM VisualProspect mais ils permettent une exploitation plus complète de ses fonctionnalités.

Pour une utilisation en réseau : soit un réseau physique local soit un réseau VPN (Virtual Private Network).


Pour installer CRM VisualProspect :
Télécharger en premier lieu le fichier Setup d’installation depuis le site de Semantis www.semantis.fr, rubrique « Télécharger ». Le fichier SetupVisualProspect.exe est signé numériquement pour garantir son origine et sa validité.

maj VP Lancer le fichier Setup d’installation
2 Cliquer sur « Suivant »
3 Cocher « Je suis d’accord avec les termes et conditions ci-dessus » et suivre la procédure d’installation.
^^^ Une fois l’application installée, l’icône de l’application apparaît sur le bureau et dans le menu démarrer.
6 Lors du premier lancement, il vous sera demandé de saisir le numéro de série qui vous a été communiqué dans l’e-mail de livraison. Ce numéro doit être saisi sur chaque poste correspondant à chaque utilisateur souhaitant bénéficier d’une licence.

L’application est immédiatement opérationnelle, par défaut connectée à la base de données locale et personnelle du poste de travail.

Que faire ensuite ?