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Gestion des champs personnalisables

L’onglet « Général » contient 6 champs personnalisables dont deux numériques.
En cliquant sur les intitulés des champs personnalisables on ouvre la fenêtre des paramètres généraux.
L’intitulé des champs est commun à tous les utilisateurs de VisualProspect au sein d’une structure collaborative.
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champsperso

Que faire ensuite ?

Accés distant via internet

Visual Prospect vous offre la possibilité d’accéder à vos données depuis votre smartphone. Dans le cas ou une utilisation distante est souhaitée, il est indispensable de lancer au préalable l’accès a distant sur un poste de travail ayant accès à la base partagée.

Il ne faut lancer qu’un seul WebAccess par site.

9 Cliquer sur « Options »
6 Cliquer sur « Smartphone »
1 Cliquer sur « Démarrer »
2 L’accès à distance est maintenant en marche.
Cliquer sur « Envoyer URL » afin d’envoyer l’URL de connexion et le code d’accès par email. Il suffira ensuite de cliquer sur le lien contenu dans l’email depuis un smartphone/tablette pour accéder à vos données.
4 Entrer le code d’accès
5 La connexion à la base est réussie, vous pouvez désormais consulter vos données

Programmation et suivi des actions VisualProspect/CVTracker

La programmation d’une action s’effectue à partir de la fiche d’une société ou de la fiche d’identité d’un contact.

La fiche d’identité d’un contact est accessible en cliquant sur la carte de visite du contact sur la partie centrale, sous les informations concernant la société.

Sur cette fenêtre sont accessibles l’historique des actions du contact/candidat et le champ « Saisie rapide » qui permet la création de nouveaux évènements par saisie en langage naturel.

Une des principales innovations de VisualProspect/CVTracker est de permettre une saisie rapide et non contraignante des actions ou des annotations. Ainsi, lorsque vous consultez une société dans VP/CVT, vous pouvez saisir au bas de l’encart de suivi, dans la zone intitulée « Saisie rapide », toutes sortes d’informations en langage naturel. CVTracker/VP se charge alors d’analyser le texte saisi pour déterminer s’il y a lieu de programmer une action ou de noter l’événement comme simple annotation/information.
Cette zone de saisie rapide est également présente au niveau du détail d’un contact : fenêtre qui s’ouvre lorsque l’on clique sur un des contacts présents sous forme de carte de visite.
Il est également possible de saisir un événement en cliquant sur le lien
« Nouvel évènement ». On peut alors suive la manière dont VP/CVT comprend et interprète les informations saisies au fur et à mesure de leur frappe.

Programmation d’une action
La zone saisie rapide de l’encart de suivi d’une société et la zone similaire présentes dans le détail d’un contact permettent d’accueillir le texte relatif à la description de l’action que vous souhaitez programmer. Ainsi, il est possible de préciser dans ce texte la date, l’heure et la nature de Evénement. Une grande tolérance au niveau de la saisie est autorisée concernant la casse, l’accentuation et les abréviations.

exsemanique
Quelques exemples :
Rendez-vous à 13 heures 30 : créera un évènement de type RDV affecté à vous-même pour le contact et/ou la société en cours pour aujourd’hui à 13 heures 30. En saisissant RDV à 13h30, le résultat aurait été le même.
– Déjeuner demain midi : créera un évènement de type divers affecté à vous-même concernant le contact sur lequel a été saisi l’évènement pour la date du lendemain et pour 12 heures.
– Rappeler dans 1 mois : créera un évènement de type appel téléphonique à j+30 affecté à vous-même et pour la société/le contact en cours.

Chaque évènement dont la date et l’heure sont supérieures à la date et l’heure du jour est considéré comme une action programmée qui donnera lieu à un rappel et sera visible dans la liste des actions programmées.

Si par contre vous saisissez :

Contact agréable, est intéressé par nos produits : créera un évènement de type informatif et ne programmera alors aucune action.

A noter que le type d’action déterminé par le logiciel est modifiable par la liste déroulante. Ici, par exemple, le type d’évènement est « Réunion », c’est-à-dire un évènement collectif.

Configuration des jours chômés & des alertes:

VisualProspect/CVTracker permet de configurer les jours chômés. La programmation d’un évènement pour un jour chômé sera automatiquement reportée au prochain jour ouvré.
Il est également possible de configurer l’apparition de pop-ups d’alertes pour les actions programmées.

Ces options sont configurables depuis le menu Options >> Paramètres >> Actions programmées.

ap

Les éléments financiers

Un élément financier peut être du type proposition commerciale, devis, facture, facture pro-format, avoir ou bon de commande.

La désignation des articles est un champ auto-alimenté; VisualPropsect enregistre la désignation d’un article lors de sa première saisie, lors des saisies suivantes, une liste déroulante permet de choisir un article précédemment saisi.

Une fois l’élément financier terminé, il est possible de l’imprimer à l’aide des modèles de documents personnalisables fournis avec le logiciel.
Note: En cas d’utilisation d’un modèle personnalisé,  veillez bien à utiliser l’intitulé « Facture » pour nommer le modèle dans l’éditeur de modèles.

Noter que la référence reprise dans ces éléments financiers est suivie, lorsqu’il s’agit d’une facture, le numéro d’ordre s’incrémente tel que l’impose la réglementation en matière de comptabilité.

Le taux de TVA est par défaut initialisé avec la valeur présente dans la fenêtre de paramétrage (Options >> Paramètres >> Identité société >> Eléments financiers) mais peut être modifié au cas par cas, ligne par ligne.

 

Comment installer CVTracker V5 ?

L’application CVTracker est de type « On-Premise » ou « Desktop ». Cela signifie qu’elle s’installe et s’exécute sur le poste de travail.

Pré-requis :
Un ordinateur PC équipé de Windows XP/ Vista/7/8.
Afin de consulter les CV et les extractions, il est conseillé d’installer les logiciels équivalents correspondants : visualiseur PDF, Microsoft Word ou compatible, Microsoft Excel pour intégrer les fichiers au format Excel ou compatible Excel pour visualiser les fichiers restitués. Aucun de ces logiciels n’est obligatoire pour le fonctionnement de CVTracker mais ils permettent une exploitation plus complète de ses fonctionnalités.

Pour installer CVTracker V5 :
Télécharger en premier lieu le fichier Setup d’installation depuis le site de Semantis www.semantis.fr  et le cadre « Téléchargements ». Le fichier SetupCVTrackerV5.exe est signé numériquement pour vous garantir son origine et son intégrité.

majcv Lancer le fichier Setup d’installation .
10 Cliquer sur « Suivant »
11 Cocher « je suis d’accord avec les termes et conditions ci-dessus » et suivre la procédure d’installation
^^ Une fois l’application installée, l’icône de l’application apparaît sur le bureau et dans le menu démarrer.
12 Lors du premier lancement, il vous sera demandé de saisir le numéro de série qui vous a été communiqué dans l’e-mail de livraison. Ce numéro doit être saisi sur chaque poste correspondant à chaque utilisateur souhaitant bénéficier d’une licence.

L’application est immédiatement opérationnelle, par défaut connectée à la base de données locale et personnelle du poste de travail.

Que faire ensuite ?

Editions et impressions des rapports de données VisualProspect

Edition de rapports personnalisés:

CRM VisualProspect permet par la fonction Edition de rapports et export des données (accessible depuis le menu Options) d’extraire tout ou partie de la base de données. Soit en consultation immédiate et interactive soit sous la forme d’un fichier CSV ou Excel pour être ensuite exploitées par ailleurs.

rapport1

En sélectionnant un des rapports disponibles dans la liste des rapports, CRM VisualProspect affiche le résultat qui peut ensuite être imprimé ou exporté.
Le champ situé à coté de l’intitulé de la requête est destiné à recevoir un critère de sélection qui filtrera en conséquence le rapport.

Les boutons situés sous la liste des rapports vous permettent d’exporter (au format Excel ou CSV) , d’imprimer ou d’envoyer par email le rapport en cours.

Création/modification/suppression de rapports personnalisés:

Chaque rapport peut être modifié ou supprimé par un clic droit dans la liste. Il est possible de créer un nouveau rapport via le lien situé en bas de la liste des rapports existants. Les rapports se basent sur des requêtes de type SQL mais l’assistant intégré permet de créer des rapports simples sans qu’il soit nécessaire de maîtriser ce langage.
Pour cela, procéder de la manière suivante :

Cliquer sur le lien  « Nouveau rapport » situé en bas de la liste des rapports existants. Apparaît alors l’écran d’assistance à la création de rapports.
rapport2

Sur cet écran il est possible sélectionner une ou deux tables de la base de données VisualProspect. Si deux tables sont sélectionnées, CRM VisualProspect générera automatiquement la jointure correspondante sur ces tables.

Après sélection d’une table, la liste des champs la composant s’affiche. Il suffit alors de cocher les champs voulus pour qu’ils soient intégrés à la requête.
Un champ condition permet de filtrer vos résultats sur le critère de votre choix. Sélectionner le champ sur lequel le filtre sera appliqué, le type de filtre (=,>,<….) et indiquer la valeur du filtre dans le champ critère (à coté de l’intitulé du rapport).
Pour afficher le résultat de la requête, cliquer sur le bouton soumettre.
Si la requête est satisfaisante, il est possible de l’enregistrer pour une réutilisation future en indiquant un intitulé et en cliquant sur « Enregistrer ».

La requête constituée est affichée au format SQL et peut être modifiée directement dans le champ de droite. Les éventuelles erreurs de syntaxe sont décelées au moment de la soumission.
La modification d’une requête s’effectue toujours au format SQL et non à l’aide de l’assistant de sélection des tables et des champs. Ce dernier sert uniquement pour la création initiale de la requête.

Il est possible de créer des requêtes avancées mais cela requiert la maîtrise du langage SQL. Par ailleurs seules les instructions SELECT sont autorisées dans l’éditeur de requêtes.

Comment installer CRM VisualProspect ?

L’application CRM VisualProspect est de type « On-Premise » ou « Desktop ». Cela signifie qu’elle s’installe et s’exécute sur le poste de travail.


Pré-requis :
Un ordinateur PC équipé de Windows XP, Windows Vista, Windows 7 ou Windows 8.
Afin de consulter les extractions, il est conseillé d’installer les logiciels équivalents correspondants : visualiseur PDF, Microsoft Word ou compatible .doc, Microsoft Excel pour intégrer les fichiers au format Excel ou compatible Excel pour visualiser les fichiers restitués. Aucun de ces logiciels n’est obligatoire pour le fonctionnement de CRM VisualProspect mais ils permettent une exploitation plus complète de ses fonctionnalités.

Pour une utilisation en réseau : soit un réseau physique local soit un réseau VPN (Virtual Private Network).


Pour installer CRM VisualProspect :
Télécharger en premier lieu le fichier Setup d’installation depuis le site de Semantis www.semantis.fr, rubrique « Télécharger ». Le fichier SetupVisualProspect.exe est signé numériquement pour garantir son origine et sa validité.

maj VP Lancer le fichier Setup d’installation
2 Cliquer sur « Suivant »
3 Cocher « Je suis d’accord avec les termes et conditions ci-dessus » et suivre la procédure d’installation.
^^^ Une fois l’application installée, l’icône de l’application apparaît sur le bureau et dans le menu démarrer.
6 Lors du premier lancement, il vous sera demandé de saisir le numéro de série qui vous a été communiqué dans l’e-mail de livraison. Ce numéro doit être saisi sur chaque poste correspondant à chaque utilisateur souhaitant bénéficier d’une licence.

L’application est immédiatement opérationnelle, par défaut connectée à la base de données locale et personnelle du poste de travail.

Que faire ensuite ?

Utiliser la téléphonie.

Visual Prospect vous permet de passer directement vos appels à l’aide d’un softphone ou de Skype…
Il est possible d’utiliser Skype (ou n’importe quelle softphone prenant en charge les liens « callto ») ainsi que les softphones acceptant les instructions en ligne de commande. 
Certains fournisseurs de téléphonie proposent des utilitaires de click2call, rapprochez vous de votre prestataire de téléphonie afin de connaitre les possibilités offertes.
Avant de procéder à la configuration de VisualProspect, assurez-vous que vous pouvez émettre des appels depuis votre logiciel de téléphonie (skype, softphone….)
Configuration de la téléphonie dans VisualProspect:
Cliquer sur le menu Options (en haut à droite) >> « Paramètres » >> « Téléphonie et SMS »
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Paramétrage pour l’utilisation de Skype (ou d’un logiciel compatible liens « callto »):
Cocher la case « Utiliser Skype ».
Config_Skype
Paramétrage pour l’utilisation d’un softphone en ligne de commande:

Cocher « Ligne de commande » et entrer la commande qui effectuera l’appel.
Il faut utiliser la variable #numero# pour transmettre le numéro appelé au softphone.
(exemple pour 3cxPhone: C:\Program Files (x86)\3CXPhone\3CXPhone.exe dial:#numero#)

Config_Cmd
Note:  Il est également possible d’utiliser le numéroteur Windows. (cas de l’utilisation d’un modem RTC ou d’une module de téléphonie TAPI). Cette configuration étant peu fréquente, merci de contacter votre prestataire de téléphonie pour effectuer la configuration du numéroteur Windows.
Effectuer un appel avec Visual Prospect

Sur une fiche contact, cliquer sur l’icone « Téléphone »

telcontact

Cliquer ensuite sur le numéro à appeler (ligne directe, mobile, standard entreprise)

callvp

Vous pouvez indiquer un résultat d’appel (absent, occupé…) ainsi qu’un résumé de votre appel téléphonique.
Vous retrouverez le détail de cet appel téléphonique dans les événements de suivi du contact et de la société.

Alimenter la base au fil de l’eau

Le principe de base de VisualProspect est de rendre non contraignant le maintien à jour de la base de données en fonction des éléments extérieurs.
Ainsi, l’analyse des e-mails reçus provoquent la création d’évènements informatifs au sein des sociétés et contacts présents dans la base. L’analyse des e-mails permet également la création automatique des sociétés et contacts.

A partir de l’analyse des e-mails reçus:

Pour activer les fonctions d’analyse des e-mails reçus il est nécessaire de renseigner les paramètres de votre messagerie. Configuration de la messagerie.

VisualProspect n’effectue qu’une lecture des messages se trouvant sur le serveur de messagerie et y laisse ces messages afin que vous puissiez les récupérer de manière habituelle dans votre messagerie courante.

L’analyse des e-mails s’effectue principalement par l’identification de l’émetteur, c’est-à-dire de l’adresse e-mail d’expédition.
Seuls les messages non spams seront pris en compte pour la création d’un élément de suivi et éventuellement la création d’un nouveau contact dans la base.

Il est également possible d’indiquer à VisualPropsect d’afficher une alerte invasive  et/ou d’effectuer une analyse approfondie des emails arrivant sur une adresse email spécifique (formulaire en ligne, permanence téléphonique…).
VisualProspect analysera alors le contenu de l’email à la recherche d’informations identitaires et créera un nouveau contact si ces informations sont suffisantes.

Depuis Internet:

L’alimentation de la base de données : alimentation de contacts et sociétés peut se faire en navigant sur Internet via la fonction « prospection » de VP.
Pour cela, deux types de captures : la capture d’identités complètes avec société, adresse, numéro de téléphone et nom de contacts, et la capture d’adresses e-mails.
La capture d’identités complètes s’effectue en se positionnant sur le site officiel de la société pour laquelle on souhaite avoir des compléments d’informations. Aller ensuite dans la rubrique Contacts ou Informations légales, c’est-à-dire aux emplacements où la probabilité de présence des informations identitaires est la plus élevée.

Si VisualProspect détecte des informations identitaires valides, il les affiche nous permettant de sélectionner et d’intégrer ces données dans la base.

Par saisie manuelle:

L’alimentation manuelle de la base de données est le dernier recours après les autres formes d’alimentations automatiques. Cette saisie est simplifiée par le fait que les informations identitaires collées dans le réceptacle prévu à cet effet sont analysées et passées sur les différents champs qu’il convient ensuite de vérifier avant de valider la création.
Pour effectuer la création d’une nouvelle société ou d’un nouveau contact, cliquer sur le lien « nouveau contact » présent en bas de la liste des sociétés. VisualProspect se charge de contrôler la présence de ce contact dans la base avant de créer ou mettre à jour si nécessaire. Le contact peut éventuellement être créé au sein d’une société existante. Pour saisir un nouveau contact au sein d’une société existante, se positionner sur cette société puis cliquer sur le lien « Nouveau contact ».
Un contact inscrit dans la base est obligatoirement rattaché à une société. Sil est considéré comme un particulier, la société sera intitulée « Particulier » suivi du nom et du prénom. La création de la société s’effectue automatiquement.