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Comment exporter son CV au format PDF ?

CVitae vous n’offre pas la possibilité d’exporter son CV au format PDF néanmoins  il est possible d’obtenir son CV au format PDF grâce à une imprimante virtuelle PDF.

Il faut installer une imprimante PDF comme PDF Creator ou encore PDFlite.

Exemple avec PDF Creator :

PDF Creator est un logiciel gratuit qui permet d’installer une imprimante générant du format PDF à partir de n’importe quelle application.

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Une fois que l’imprimante est installée, retourner sur CVitae puis cliquer sur « Imprimer » accessible depuis la barre du menu.

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Sélectionner l’imprimante PDF Creator puis effectuer un double clic sur celle-ci.

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Cliquer sur « Save », naviguer jusqu’à l’emplacement de destination (« Mes Documents »), nommer votre fichier et valider avec « Enregistrer » .

 

 

Synchronisation du calendrier avec Ms Outlook et Google Calendar sur Visual Prospect

Visual Prospect offre la possibilité de synchroniser son calendrier avec Ms Outlook ou Google Calendar.
Pour paramétrer correctement ces liens, aller dans Options > Paramètres > Agendas externes.

Chaque action programmée (et non chaque évènement informatif) peut être créée en temps réel dans deux agendas externes :
• Le calendrier MS Outlook
• L’agenda de Google (Google Calendar)

agenda externe
La synchronisation avec le calendrier MS Outlook est effectuée de manière bilatérale. C’est-à-dire que les créations modifications et suppressions dans l’un des agendas provoquera la même actions sur l’autre agenda. Il est donc important de prendre en considération ces fonctionnalités si vous souhaitez travailler sur plusieurs bases simultanément.

Par contre, la synchronisation avec le calendrier de Google, Google Calendar, ne se fait que dans un sens -> de VisualProspect vers Google Calendar. Les modifications créations ou suppressions faites dans Google calendar ne sont pas reprises au niveau de VisualProspect.

Comment insérer une image dans un document ou un e-mail ?

CVTracker/VisualProspect offrent la possibilité d’inclure des images dans les modèles de documents depuis le menu de mise en forme.

Insérer une image locale:

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Cliquer sur le bouton encadré en rouge pour insérer une image locale, l’image sera automatiquement transférée sur nos serveurs afin de pouvoir être affichée chez vos destinataires.

Insérer une image hébergée sur internet (URL):

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Cliquer sur le bouton encadré en rouge pour insérer l’URL d’une image hébergée sur internet.

Comment personnaliser les modéles de document ?

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Pour accéder aux modèles de documents, aller dans le menu Options > Modèles .

Les modèles de documents sont de 3 types : e-mail, support de phoning et documents. Ils sont tous stockés sous format HTML.

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modele Il est possible de créer plusieurs modèles de document qui seront classés en fonction de leur type (voir ci-dessous).
 
 
 
E-mail:
Les modèles d’e-mails sont utilisés pour les envois unitaires et les envois groupés. Ils peuvent faire référence à des éléments dynamiques tels que des animations vidéo, des éléments en javascript, des formulaires et tout ce qui est compatible avec un affichage en HTML dans les clients de messagerie. Noter cependant que les illustrations affichées dans le message doivent faire référence à des images par des adressages URL. L’inclusion d’images directement dans les messages n’est effective qu’en utilisant le bouton d’insertion d’image.
 
Documents:
Les modèles de documents sont utilisés pour les envois unitaires ainsi que la génération de courriers par procédé de publipostage depuis la partie « communication ».
Ces modèles sont également utilisés lors de la génération des éléments financiers : appel d’offre, proposition commerciale, bon de commande, facture, avoir, devis. A défaut de documents de type avoir et devis, Visual Prospect prendra le modèle facture.
 
 Support de phoning:
Le support de phoning reprendra le texte que doit utiliser la personne en charge des appels téléphoniques afin de faciliter son échange avec les correspondants. Ce support sert aussi à identifier la nature de la campagne de communication.
 
Personnalisation du modèle & variables insérables:
 menu
variable
 
Pour personnaliser les modèles afin qu’ils s’adaptent à chaque destinataire, une liste de variables insérables est disponible. Ces variables prendront leurs valeurs depuis la fiche société/contact au moment de l’envoi de l’email ou de la génération du documents.
Pour insérer une variable, il suffit de double-cliquer sur une de ces variables pour qu’elle s’insère dans le message à l’emplacement où se trouve le curseur.
 Le menu de mise en forme offre également plusieurs options de personnalisation de votre document. 
Il est possible de modifier la source du document au format html afin d’effectuer des modifications plus poussées ou pour éventuellement pouvoir y insérer la création d’un graphiste/webdesigner…. 

Comment reprendre ses données ?

Au lancement de l’application, CRM VisualProspect V3 vous invite à reprendre les données existantes soit qu’elles soient présentes dans une base CRM VisualProspect d’une version antérieure, soit qu’elles proviennent de fichiers de type MS Excel.
Lors du premier lancement, VisualProspect vous invite, via son assistant, à reprendre les données que vous pourriez déjà posséder. Cette invitation n’est proposée que tant que l’application contient moins de 5 contacts dans la base. Cependant, il est possible de lancer à tout moment les fonctions de reprise de données via le menu Options (en haut à droite) > Importer .

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Noter toutefois que si des données d’historique et de suivi étaient gérées dans un autre outil de gestion de clientèle, CRM VisualProspect peut reprendre ces historiques de la manière suivante :  après avoir intégré les sociétés ou les contacts complets, intégrer l’historique sous la forme d’un fichier CSV (texte avec séparateur point virgule ou virgule). Ce fichier devra contenir idéalement le nom, le prénom ou la raison sociale de la société, la date de l’évènement, l’auteur de l’évènement et le détail de l’évènement.

Depuis MS Outlook
La reprise de données depuis l’application MS Outlook s’effectue à partir du menu Options>> Importer.
Par défaut, VisualProspect propose de reprendre les contacts présents dans le dossier de contacts par défaut, situé dans « Dossiers personnels ». Il est cependant possible de sélectionner un autre dossier via le bouton « Choisir un autre dossier » qui affiche alors le sélecteur de dossiers Outlook. Seuls les dossiers de type « contacts » sont acceptés.
La reprise des données s’effectue par regroupement de tous les contacts présents dans le dossier sélectionné sur les sociétés auxquelles ils appartiennent. Ainsi, le nombre d’occurrences lues sera toujours supérieur au nombre de sociétés créées.

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Depuis un fichier Excel / CSV

Si vous possédez des données sous forme de tableau Excel, il est possible de les intégrer dans VisualProspect de manière simple mais en respectant quelques conditions :

Les données doivent être contenues dans la feuille 1 du classeur Excel.
Les données doivent commencer soit en ligne 1 soit en ligne 2, suivant qu’une ligne d’en-tête de colonnes est présente ou non. S’il existe des lignes vides ou de présentation des données, il est nécessaire de les supprimer.

Par contre, VisualProspect autorise un certain nombre de libertés : le nombre et la nature des colonnes ne sont pas imposés. C’est VisualProspect qui analyse le contenu pour en déterminer les caractéristiques et effectuer un mappage automatique. De ce fait, il peut ne pas y avoir de ligne d’en-tête définissant les colonnes. Lors de la prévisualisation, VisualProspect affiche le mappage qu’il a effectué. S’il vous paraît incomplet, il vous suffit alors de double-cliquer sur une des affectations pour en modifier le mappage.
Vous pouvez également créer une ligne d’en-tête et de saisir le nom des colonnes dans le fichier source. Ces noms ne sont pas imposés, ils sont eux-mêmes analysés au regard de ce que nécessite VP. Ainsi, par exemple, pour le code postal, l’intitulé peut être : CODE POSTAL, CP, POSTAL CODE, ZIP CODE, ZIP, etc.

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Depuis une tierce application
Pour reprendre les données contenues dans une application, des données de type société ou contacts individus ou les deux, il est nécessaire que l’application soit dotée d’une fonction d’export au format CSV ou Excel. Pour importer les fichiers générés, se reporter alors aux précédents paragraphes.
S’il existe des données sociétés et individus distinctes, intégrer en premier lieu les données sociétés puis les données individus. VisualProspect se charge d’effectuer des contrôles de doublons et de ventilation sur les différentes sociétés.

Le Datamining

I- Petite histoire des bases de données

 

dataminingLes débuts

Dans les années 70, l’évolution des technologies de l’information a abouti au développement de techniques d’indexation, d’organisation et de manipulation des données. A la même époque, au centre IBM de San José, E.F. Codd inventait le modèle relationnel, qui devint vite un standard pour les bases de données. Peu à peu les interfaces s’améliorèrent et l’accès aux données fut facilité pour l’utilisateur grâce à l’introduction de langages de requêtes (SQL, System Query Langage). Continuer la lecture de Le Datamining 

Gestion des droits d’utilisateurs

VisualProspect permet d’assigner des droits d’utilisation spécifiques pour chaque utilisateur. On peut ainsi restreindre la visibilté, la création ou la modification d’informations pour un ou des utilisateurs spécifiques.

Pour accéder à la gestion des utilisateurs, il faut suivre le chemin indiqué ci-dessous.

Aller dans le menu Options (en haut à droite) > Paramètres > Utilisateurs

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Chaque utilisateur identifié se voit attribuer des droits d’administration par défaut.
Il convient alors d’ajuster les droits d’accès d’un utilisateur en fonction des besoins.

On peut par exemple empêcher un utilisateur de pouvoir créer ou modifier un contact, un événement ou d’effectuer une campagne de communication (mailing, phoning)…
Il suffit simplement de cocher/décocher les droits correspondants pour cet utilisateur depuis ce menu.

Concernant la restriction de visibilité sur les données d’autrui; cette option n’affectera que  les fiches sociétés assignées à un utilisateur particulier (Responsable cf capture ci-dessous).
Concrètement un utilisateur ayant des droits de visibilité restreints ne pourra accéder aux fiches sociétés uniquement si il en est le responsable ou si aucun responsable n’a été désigné….

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Dans l’onglet général de chaque fiche société, il est possible de désigner un responsable depuis le menu déroulant « Resp » en haut à droite

Note: Un utilisateur ne peut pas modifier ses propres droits. Veiller à toujours garder au moins un utilisateur de la liste avec des droits complets, cet utilisateur sera désigné comme Administrateur de VisualProspect.
L’utilisateur « Système » est présent par défaut . Il n’occupe pas d’emplacement licence et il est non modifiable.

Analyse sémantique

Le dialogue entre l’ homme et la machine

semantiqueL’analyse d’une langue naturelle passe par des opérations communes aux linguistes et aux informaticiens : L’analyse lexicale (ou morphologique) consiste à identifier les lexèmes, c’est à dire les unités signifiantes les plus fines. Il s’agit des mots et des expressions (les ensembles de mots qui ont une signification fixe, par exemple  » boite postale « ). Continuer la lecture de Analyse sémantique 

Semantis annonce officiellement la sortie de la version 3 de CRM VisualProspect.

Cette nouvelle version offre des nouveaux écrans, une ergonomie en parfaite harmonie avec Microsoft Windows 8, la possibilité d’enregistrer des filtres et de créer des rapports de données aisément… Des nouveautés qui ont été appliquées en adéquation avec les remarques de nos utilisateurs et les évolutions des techniques de commercialisation qui deviennent de plus en plus pointues.

Comme les anciennes versions, il est possible de Tester VisualProspect V3 gratuitement pendant 30 jours. Pour installer immédiatement la version 3, téléchargez le logiciel à partir du lien ci-dessous.
Plus de renseignements sur les nouveautés à partir du site de semantis

dnltelechargerTéléchargez dès à présent la version de démonstration de CRM VisualProspect et testez-la gratuitement et sans engagement pendant 30 jours
commander distbacheterEquipez-vous dès à présent et utilisez-le immédiatement. Achat en ligne ou par courrier postal.

Mise en réseau VisualProspect 3

Pré-requis:
Visual Prospect est une application type desktop et ne nécessite pas l’installation d’un serveur pour travailler en mode collaboratif.
Chaque utilisateur souhaitant utiliser VP en mode collaboratif, doit avoir accès à un répertoire réseau partagé contenant la base de données Visual Prospect et le dossier PJ (pièces jointes).
Ce répertoire partagé peut être situé:

  •   Sur un serveur ou un ordinateur allumé en permanence. (Solution recommandée)
  •   Sur un le poste d’un des utilisateurs de VP: dans ce cas, la base ne sera pas accessible si l’ordinateur de cet utilisateur est éteint ou déconnecté du réseau.

Ce répertoire réseau partagé doit être accessible par le réseau local (filaire ou WiFi) ou par réseau VPN.
Tous les utilisateurs doivent avoir des accès complets (lecture/écriture/modifications) sur l’ensemble du répertoire et de ses sous-répertoires.
Il conviendra de vérifier ces différents points avec votre service informatique (ou avec la personne en charge de votre infrastructure informatique) avant d’appliquer la procédure de mise en réseau de Visual Prospect.

Veuillez choisir le type d’installation en mode collaboratif:

Cas n° 1:

  •   Vous venez d’acquérir Visual Prospect, et vous souhaitez l’installer directement en mode collaboratif.

Sur le 1er poste à installer:

Pour installer le logiciel :

  • Télécharger le fichier d’installation sur le site de Semantis à l’adresse www.semantis.fr
  • L’exécuter sur le premier poste à installer.
  • Saisir le numéro de série qui vous a été fourni à l’invite lors du lancement.

Pour partager la base de données:

  •  Aller dans le menu « options » (en haut à droite) puis « Paramètres » et cliquer sur « Mise en réseau et BD »

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  • Cliquer sur « Créer une base collaborative »

Suivez bien la procédure indiquée à l’écran:

  • Déverrouiller la base de données
  • Ouvrir l’emplacement actuel de la base de données
  • Copier le fichier VisualProspect.dat et le dossier PJ (si présent) vers l’emplacement réseau partagé.
  • Indiquer à Visual Prospect le nouvel emplacement de la base de données: Naviguer jusqu’à l’emplacement réseau, sélectionner le fichier VisualProspect.dat et valider.

Attention: Le déverrouillage de la base de données est effectif pour la journée seulement, pour ajouter d’autres postes par la suite (le lendemain etc..), il faudra déverrouiller la base à nouveau depuis le menu « Options » > « Paramètres »> »Utilisateurs », clic sur « Déverrouiller la base de données » sous la liste des utilisateurs enregistrés dans la base. Le déverrouillage est à faire depuis un poste ayant déjà accès à la base partagée.

Sur les postes suivants:
Pour installer le logiciel et vous connecter à la base partagée:

  • Télécharger le fichier d’installation sur le site de Semantis à l’adresse www.semantis.fr  L’exécuter sur le premier poste à installer.
  •  Lors du lancement, à l’invite, saisir le numéro de série qui vous a été fourni.
  • Suivre le guide de démarrage et sélectionner  » Vous souhaitez vous connecter à une base de données collaborative »
  • Cliquer sur  » Vous pouvez cliquer ici pour indiquer un nouvel emplacement »
  • Cliquer ensuite sur « Se connecter à une nouvelle base de données Visual Prospect », Naviguer jusqu’à l’emplacement réseau, sélectionner le fichier VisualProspect.dat et valider.

Cas n° 2:

  • Vous utilisez déjà Visual Prospect en mode monoposte, vous venez d’acquérir des licences supplémentaires et vous souhaitez partager votre base avec vos collaborateurs.

Sur le poste déjà installé:
Pour partager la base de données:

  •   Aller dans le menu « options » (en haut à droite) puis « Paramètres » et cliquer sur « Mise en réseau et BD »
  • Cliquer sur « Créer une base collaborative »

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Suivez bien la procédure indiquée à l’écran:

  • Déverrouiller la base de données
  • Ouvrir l’emplacement actuel de la base de données
  • Copier le fichier VisualProspect.dat et le dossier PJ (si présent) vers l’emplacement réseau partagé
  • Indiquer à Visual Prospect le nouvel emplacement de la base de données: Naviguer jusqu’à l’emplacement réseau, sélectionner le fichier VisualProspect.dat et valider.

Attention: Le déverrouillage de la base de données est effectif pour la journée seulement, pour ajouter d’autres postes par la suite (le lendemain etc..), il faudra déverrouiller la base à nouveau depuis le menu « Options » > « Paramètres » > « Utilisateurs » et cliquer sur « Déverrouiller la base de données » sous la liste des utilisateurs enregistrés dans la base. Le déverrouillage est à faire depuis un poste ayant déjà accès à la base partagée.
Sur les postes suivants:
Pour installer le logiciel et vous connecter à la base partagée:

  • Télécharger le fichier d’installation sur le site de Semantis à l’adresse www.semantis.fr
  • L’exécuter sur le premier poste à installer.
  • Lors du lancement, à l’invite, saisir le numéro de série qui vous a été fourni.
  • Suivre le guide de démarrage et sélectionner  » Vous souhaitez vous connecter à une base de données collaborative »
  • Cliquer sur  » Vous pouvez cliquer ici pour indiquer un nouvel emplacement »
  • Cliquer ensuite sur « Se connecter à une nouvelle base de données Visual Prospect », Naviguer jusqu’à l’emplacement réseau, sélectionner le fichier VisualProspect.dat et valider.

Cas n° 3:

  • Plusieurs personnes utilisent Visual prospect en mode monoposte et vous souhaitez réunir les données de chacun dans une seule base partagée.

Sur le 1er poste:

Pour effectuer une sauvegarde de votre base de données (Optionnel mais recommandé)

  • Aller dans le menu « options » (en haut à droite) puis « Paramètres »
  • Cliquer sur la ligne (à gauche) « Système « 
  • Cliquer sur « Effectuer une sauvegarde »

Pour partager la base de données:

  •  Aller dans le menu « options » (en haut à droite) puis « Paramètres » et cliquer sur « Mise en réseau et BD »
  • Cliquer sur « Créer une base collaborative »
  • ^^
  • Suivez bien la procédure indiquée à l’écran:
  • Déverrouiller la base de données
  • Ouvrir l’emplacement actuel de la base de données
  • Copier le fichier VisualProspect.dat vers l’emplacement réseau partagé
  • Indiquer à Visual Prospect le nouvel emplacement de la base de données: Naviguer jusqu’à l’emplacement réseau, sélectionner le fichier VisualProspect.dat et valider.

Attention: Le déverrouillage de la base de données est effectif pour la journée seulement, pour ajouter d’autres postes par la suite (le lendemain etc..), il faudra déverrouiller la base à nouveau depuis le menu « Options » > « Paramètres », « Mise en réseau et BD » et cliquer sur « Déverrouiller la base de données » sous la liste des utilisateurs enregistrés dans la base. Le déverrouillage est à faire depuis un poste ayant déjà accès à la base partagée.

Sur les postes suivants:

  • Pour effectuer une sauvegarde de votre base de données (Optionnel mais recommandé)Aller dans le menu « options » (en haut à droite) puis dans le sous menu « Paramétrages et préférences »
  • Cliquer sur la ligne (à gauche) « Système et maintenance »
  • Cliquer sur « Effectuer une sauvegarde »

Pour synchroniser votre base de données avec la base de données partagée

  • Aller dans le menu « options » (en haut à droite) puis dans le sous menu « Synchroniser »
  • La base actuelle est votre base de données locale. L’autre base est la base de données partagée.
  • Cliquer sur le bouton  à droite de la zone de texte de « Autre base ».   Naviguer jusqu’à l’emplacement réseau et sélectionner le fichier VisualProspect.dat.
  • Cocher ensuite l’option: « Mettre à jour l’autre base avec les données de la base actuelle ». Il faut bien faire attention au sens de la synchronisation.
  • Cliquer sur le bouton « Synchroniser »

Une fois la base synchronisée, vous pouvez vous connecter à la base partagée.
Pour accéder à la base de données partagée:

  • Aller dans le menu « options » (en haut à droite) puis « Paramètres » et cliquer sur « Mise en réseau et BD »
  • N’appliquer que l’étape 4 de la procédure
  • Indiquer à Visual Prospect le nouvel emplacement de la base de données: Naviguer jusqu’à l’emplacement réseau, sélectionner le fichier VisualProspect.dat et valider

Que faire ensuite ?